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Selbstorganisation im Job ist sowohl für viele Angestellte als auch für Führungskräfte oft eine der größten Herausforderungen im Berufsalltag.  Business Coach Eva Boos gibt im Gentleman-Blog konkrete Tipps für die hohe Kunst, Prioritäten zu setzen und die Energie in die richtige Bahnen zu leiten.

“Wann soll ich das denn machen?”

Als ich gefragt worden bin, ob ich einen Beitrag zum Thema Selbstorganisation schreiben möchte, habe ich zunächst gedacht: Wann soll ich das denn machen?

Ertappt! Und schon war ich mitten im Thema.

Gute Selbstorganisation ist kein Zustand, den man erreicht, sondern eine Kunst. Die Kunst, sich so zu führen, dass man die eigene Energie dorthin lenkt, wo sie aktuell für einen selbst einen spürbaren Unterschied machen kann. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist, Verantwortung für das eigene Tun zu übernehmen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob Sie im Büro oder im Anywhere Office arbeiten.

Sich selbst Ordnung schaffen

Viele meiner Klient:innen, die bei mir zum Thema Selbstmanagement in ein Coaching kommen, wissen nicht, wie viel Zeit die Aufgaben dauern, die sie erledigen wollen – und das, obwohl sie diese häufig nicht zum ersten Mal machen. Es ist, als ob sie sich wieder und wieder verschätzen, obwohl sie die Erfahrung – wie viel Zeit welche Aufgabe benötigt – schon gemacht haben. 

Das liegt zum einen daran, dass manche Menschen ein gutes Verhältnis zu Zeit haben und manche nicht. Und zum anderen haben nicht alle Menschen eine Idee, wie sie ein Fülle von Aufgaben so priorisieren können, dass die wichtigen Aufgaben am Ende eines Tages erledigt sind und sie ihre somit Zeit möglichst gut genutzt haben.

Ein Zeitkonto einrichten

Der erste Schritt zur Selbstorganisation ist, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche To Dos man erledigen muss und wie viel Zeit jedes einzelne To Do kostet. Warum? So können Sie für die Zukunft ein gutes Gespür für Zeitangaben in Zusammenhang mit Ihren Aufgaben entwickeln und Zeit so planen, dass Projekte gut realisierbar sind.

Mein Tipp: Auch wenn Sie schon eine gutes Gespür dafür entwickelt haben, was wie viel Zeit kostet: Planen Sie insbesondere bei großen Projekten immer 50 % der gedachten Zeit zusätzlich mit ein. Erfahrungsgemäß kommt es immer mal zu Komplikationen. Diese fallen dann nicht so schwer ins Gewicht. Außerdem: Etwas früher fertig sein, fühlt sich immer besser an, als hinterher zu sein oder verschieben zu müssen.

Fristen setzen

Warum „Fristen setzen“ so wichtig ist, beschreibt das Parkinson’sche Gesetz des britischen Historikers und Publizisten Cyril Northcote Parkinson. Es besagt, dass sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Das heißt: Fehlt eine zeitliche Frist, besteht die Gefahr, dass Sie für jede Aufgabe, die Sie sich vorgenommen haben, länger brauchen.

Aufgaben priorisieren

Um erfolgreich zu sein, ist es also wichtig, die Aufgaben, die auf das Ergebnis einzahlen, zu priorisieren. So arbeiten Sie effizienter und fokussierter. Ein Klassiker unter den Priorisierung-Methoden ist die Eisenhower-Matrix. Auch wenn ihr Erfinder, Dwight D. Eisenhower, 34. Präsident der USA, schon lange nicht mehr unter uns weilt, ist seine Methode in dieser schnelllebigen und komplexen Zeit wichtiger denn je. Der Legende nach soll er während seiner Amtszeit seinen Schreibtisch in 4 Quadranten aufgeteilt haben und so seine Aufgaben nach Stapeln sortiert abgearbeitet haben.

Eisenhower-Matrix

Grundlage der Matrix mit 4 Quadranten (siehe ABB.) sind die beiden Parameter wichtig und dringend.

Sie würden jetzt vermutlich sagen, Wichtiges kommt zuerst. Stimmt! Aber was ist mit dringend? Diese Unterscheidung fällt im Alltag oft schwer und schon ist man in der einfachen Abarbeitung von wichtigen To Dos verzettelt. Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben nach Priorität und Zeit zu organisieren. 

Quadrant A:
Zu Beginn fragen Sie sich, wie wichtig ist die Aufgabe, die ich gerade erledigen muss. Und wie wichtig ist die Aufgabe, um meine Ziele zu erreichen?

Quadrant B:
Was ist die festgelegte Frist für den Abschluss der Aufgabe? Wie dringend ist die Aufgabe? 

Quadrant C:
Wer außer mir kann die Aufgabe erledigen? Delegieren Sie Aufgaben oder terminieren Sie sie für einen anderen Zeitpunkt.

Quadrant D:
Das sind Aufgaben, wie aktuell keine Bedeutung haben für Sie. Entweder direkt in den Papierkorb oder abheften.

Und wer entscheidet, was wichtig ist?

Aufgaben nach Dringlichkeit zu sortieren hört sich im ersten Moment leichter an, als zu entscheiden, welche Aufgaben wichtig sind. Wie auch immer man das betrachten möchte, bleibt das Gefühl, dass alles, was dringend ist, auch wichtig sein müsste und umgekehrt. 

Das würde bedeuten, dass die Aufgaben auf den jeweiligen Quadranten ungleich verteilt wären. Was wirklich wichtig ist, liegt mehrheitlich im Ermessen jedes und jeder Einzelnen. Aber auch hier gibt es ein Tool, das hilft zu reflektieren und zu entscheiden: das Pareto-Prinzip – übrigens auch ein Klassiker, der meiner Meinung nach alternativlos ist.

Das Pareto-Prinzip

Grundlage des Prinzips ist es, mit minimalem Einsatz den maximalen Ertrag zu erreichen. Das heißt, Zeit effizient zu nutzen und ein gutes Ergebnis zu erzielen.

Wie das gelingen kann, zeigt das Modell. Manche Projekte werden schnell unübersichtlich und man hängt sich an Details auf.

Hier kann das Pareto-Prinzip Orientierungshilfe geben. Es besagt, dass man mit 20 % der eingesetzten Energie (also Zeitaufwand) bereits 80 % seiner Ergebnisse erzielt. Danach kehrt sich das Verhältnis um und die restlichen 80 % Energie machen gerade noch 20 % der Ergebnisse aus. Daher gilt es, die zur Verfügung stehende Zeit strategisch einzusetzen, denn Aufwand und Ergebnis stehen in keinem proportionalen Verhältnis. 

Starten Sie Ihren Arbeitstag mit der Frage, welche 20 % meiner heutigen Aufgaben, machen 80 % meines Tagessolls aus? Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, die anliegt, welchen Effekt sie auf Ihr Ergebnis hat und in welchem Verhältnis das Ergebnis zum Aufwand steht.

So können Sie entscheiden, welche Aufgaben für Ihr Ergebnis wichtig sind und zuerst erledigt werden sollten. 

Wie umsetzen?

• Das Wichtigste: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Prozesse zu überprüfen und zu optimieren. Sind neue Strategien und Prozesse einmal richtig verankert, nutzt man sie selbstverständlich.
• Verändern Sie nicht alles auf einmal, sondern testen Sie Schritt für Schritt, was sich für Sie hilfreich und unterstützend anfühlt.
• Arbeiten Sie in kurzen Zeiteinheiten und dafür hoch konzentriert ohne Ablenkung.
• Unterteilen Sie große Tasks in viele kleine und arbeiten Sie Task für Task ab.
• Machen Sie sich bewusst, was Sie in Zukunft tun möchten und vor allem auch, was Sie nicht mehr tun möchten. Dabei kann Ihnen eine einfache “To Do-” und  “Not To Do-Liste” helfen.
• Regelmäßige Nutzung etablieren, mindestens drei Wochen, dass sich die neuen Prozesse in Ihrem Alltag etablieren können.
• Etwas Willen und Disziplin hilft immer.
• Pausen einplanen.
• Aufgaben am Stück soweit möglich erledigen und sämtliche Störfaktoren ausschalten.
• Eines nach dem anderen abarbeiten und auf Multitasking verzichten.

Und was ist mit Home Office?

Alles beschriebene zur Selbstorganisation können Sie unabhängig davon nutzen, ob Sie in einem Unternehmen in Präsenz oder digital im Home Office (oder von anderswo außerhalb der Räumlichkeiten Ihres Arbeitgebers) arbeiten.

Beim digitalen Arbeiten kommen noch ein paar besondere Zeitfresser dazu, die Sie im Auge behalten sollen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Zugehörigkeit zu Teams wirklich noch nützlich ist oder ob Sie ständig mit Nachrichten konfrontiert werden, die Sie eher unterbrechen, als dass sie wirklich nützlich sind.

Wenn Sie mit im Job ein Projektmanagement-Tool wie zum Beispiel Protonet, Asana, Slack oder Microsoft Teams nutzen, gilt ab einer kritischen Menge von 10 Gruppen die goldene Regel: »Ein Team rein für ein Team raus.«

E-Mails lassen sich ebenso nach den genannten Methoden priorisieren. Manchmal hat es sich auch als effizient erwiesen, bestimmte Zeiten am Tag für die Beantwortung von Mails festzulegen – je nachdem, was Sie arbeiten und Ihre E-Mail auch mal ein paar Stunden unbeantwortet bleiben dürfen.

Fazit

Gute Selbstorganisation ist kein Hexenwerk. Durch eine klare Struktur können Sie Ihre Ziele besser erkennen und erreichen, mehr To Dos schaffen und effizienter arbeiten. Viel Erfolg!